Règlement du budget participatif 2020

Article 1 - VISION ET PRINCIPE

La commune de WB souhaite permettre à ses habitants et associations de s’impliquer activement et directement dans la vie de leur quartier et de la commune. Dans ce sens, les citoyens peuvent faire des propositions pour l’affectation d’une partie du budget annuel de la commune, sur les thèmes mis en avant dans la Déclaration de Politique Générale : l’amélioration du cadre de vie, la transition écologique ou la cohésion sociale.

La vision qui anime les processus de « budget participatif » recouvrant au minimum :
- la mise à disposition de budgets,
- l’objectif de réaliser un projet concret,
- le déroulement d’un processus de dialogue et une relation de co-construction entre les citoyens et les citoyennes, les élus et administration communale
Le caractère participatif du processus comprenant les étapes :
- Information
- Mobilisation
- Discussion
- Validation de pistes/projets
- Choix démocratique
- Décision et validation par le collège
- Retour d’information sur la réalisation

Pour cette première année deux types de projets seront soutenus :

Des « projets phare » visant à définir une priorité dans le cadre du budget communal, qui sera mise en œuvre par l’administration,
Une série de « projets coups de pouce»/ « micro-projets », permettant aux porteurs de réaliser leurs projets (subsides).

Article 2 - ÉTAPES

1	Lancement appel à idées Budget participatif 2020	14 déc 2019
2	Rencontres « marchés aux idées » dans les quartiers	Jan-fév 2020
3	Clôture du processus de soumission de projets	1^er Mars 2020
4	Études de faisabilité des projets et approbation du Collège	1 > 15 mars 2020
5	Communication sur les projets présélectionnés	15 > 30 mars 2020
6	Ouverture des votes	1^er avril 2020
7	Fermeture des votes et proclamations	30 avril 2020
8	Mise en œuvre, suivi et évaluation	À partir de mai 2020

Article 3 - PUBLIC VISÉ ET TERRITOIRE

Projets phare	Projets coups de pouce / micro-projets
Toutes les personnes de plus de 16 ans domiciliées à Watermael-Boitsfort peuvent proposer des idées pour le Projet communal.	Toutes les personnes de plus de 18 ans domiciliées à Watermael-Boitsfort peuvent déposer des Projets citoyens.
	Avoir le soutien d’au moins 5 autres personnes également domiciliées dans la commune.
Les associations : association de fait, ASBL ayant son siège social à Watermael-Boitsfort ; un groupement d’habitants.
Les entreprises d’économie sociale et solidaire ayant leur siège social à Watermael-Boitsfort.
En cas de dépôt par une association ou un groupement d’habitants, une personne référente sera désignée en tant que porteuse de projet.
Le projet devra viser la réalisation dans les limites du territoire et des compétences communales.	Les projets devront être réalisés principalement et avoir un impact dans les limites du territoire communal.

Article 4 - MONTANTS ET CONDITIONS DE FINANCEMENT

Pour le Budget participatif 2020 deux enveloppes budgétaires distinctes sont envisagées : 70 000 euros pour deux « Projets phare » et 40 000 euros pour une série de « Projets coups de pouce » / « micro-projets ».

Projets phare	Projets coups de pouce / micro-projets
Le projet pourra engager des investissements dans différents domaines de compétence communale	L’attribution des montants se fera par ordre de projets sélectionnés, jusqu’à épuisement du budget. (Voir procédure de vote et attribution)
Les dépenses estimées par projet doivent être en-dessous de 35 000 euros.	Un plafond est fixé à 5.000 euros par projet.
	Les rémunérations et indemnités de volontaires ne sont pas autorisées.
	Le Collège des Bourgmestre et Echevins se réserve le droit d’octroyer un subside moindre si le budget demandé semble surestimé.
Le montant du projet sera engagé suite à l’approbation par le Collège	La totalité de la subvention sera versée une fois le projet approuvé par le Collège.
	Lors de la justification des dépenses, seuls les factures et tickets originaux seront acceptés afin de justifier les montants dépensés.
	Le porteur de projet s’engage à une gestion raisonnable et digne des deniers publics. En cas d’usage frauduleux du subside, la responsabilité du porteur seul est engagée.

Article 5 - NON EXÉCUTION

En cas de non-exécution totale du « projet coups de pouce »/ « micro-projets », le remboursement intégral du subside sera exigé dès l'annonce d'impossibilité de réalisation du projet. À défaut, les sommes dues porteront intérêt au taux légal de plein droit à partir de la date de versement par le Receveur Communal des sommes indues, sans qu’une mise en demeure ne doive être expédiée préalablement.

En cas de non-exécution partielle du « projet coups de pouce »/ « micro-projets » pour des raisons motivées, le projet peut être revu en concertation avec le service participation et moyennant une communication aux publics bénéficiaires.

En cas d'abandon du « projet coups de pouce »/ « micro-projets » ou en cas de dissolution du comité/groupe d’habitants, le matériel reçu dans le cadre du budget participatif sera remis au service participation qui le mettra à disposition d’autres projets.

Article 6 - APPEL ET PROPOSITIONS D’IDÉES

Une rencontre de lancement sera organisée le samedi 14 décembre de 15h à 18h.

Elle permettra la présentation du processus (phases) pour le Budget participatif 2020 : le dispositif, ainsi que la plateforme en ligne WB1170.MONOPINION.BELGIUM.BE

Projets phare

Projets coups de pouce / micro-projets

Un formulaire de dépôt devra être complété de façon à indiquer le plus précisément possible : le descriptif de l’idée, la localisation de la réalisation, une évaluation des moyens nécessaires.

Formulaire « Projet phare» en Annexe 2.

Formulaire « projet coups de pouce »/ « micro-projets » en Annexe 1.

En cas de communication liée à l’initiative Budget participatif 2020, l’éditeur responsable et le logo de l’administration communale devront être mentionnés.

Critères d’accessibilité

Projets phare	Projets coups de pouce / micro-projets
Le formulaire de candidature doit être complété et remis dans les délais impartis.
Un seul projet est introduit par un porteur de projet
	La demande de subsides doit précéder le démarrage du projet (une demande pour des projets passés ou en cours ne sera pas prise en considération).
	Des co-financements sont acceptés à condition qu’il n’y ait pas de double financement des mêmes dépenses.
	Le rapport d’évaluation ainsi que les factures de justification seront envoyés au plus tard deux mois après la fin du projet.
	Pour les demandes émanant d’un groupement d’habitants, un document signé par quatre membres du groupe doit être joint au dossier

Article 7 - PROJETS RECEVABLES ET ÉLIGIBLES

Une phase de vérification de la faisabilité des projets et leur estimation budgétaire est prévue par les services communaux.

Les « projets coups de pouce »/ « micro-projets » devront respecter le plafond de 5.000 euros. Dans ce cadre, les porteurs de projet pourront être sollicités afin de détailler certains éléments. Si nécessaire, des modifications concertées pourront être proposées, afin de rendre le projet éligible. En cas d’irrecevabilité, le porteur de projet sera directement informé des éléments qui motivent la décision.

La liste des projets recevable sera ensuite soumise à la sélection.

Article 8 - SÉLECTION

Critères

Le projet doit :

Être compatible avec la Déclaration de politique générale (Lien);
Démontrer une dynamique participative dans la conception du projet et la réalisation prévue pour les Projets citoyens ;
Présenter une dimension collective et participative (collaboration entre habitants, partenaires ; associations, écoles, etc.) ;
Dénoter d’un caractère innovant et créatif ;
Permettre l’identification des bénéficiaires directs et indirects du projet ;
Présenter un caractère durable et de l’intérêt pour d’autres acteurs de la commune ;
Inclure des critères d’évaluation de la « réussite » du projet ;
Donner une estimation budgétaire crédible et vérifiable pour la réalisation du projet.

Procédure de vote et attribution

Suite à une campagne d’information sur les projets éligibles, les citoyens sont invités à s’exprimer endéans un délai fixé par un vote :

Via WB1170.MONOPINION.BELGIUM.BE (une permanence physique sera assurée durant la période pour accompagner les personnes qui le souhaitent)
Via des urnes de votes accessibles dans les bâtiments communaux, aux heures d’ouverture habituelles

Article 9 - VALIDATION ET MISE EN ŒUVRE

Le Collège des Bourgmestre et Echevins valide la liste finale des projets retenus qui peuvent dès lors être mis en œuvre.

Projets phare	Projets coups de pouce / micro-projets
La réalisation est planifiée et prise en charge par les services communaux compétents pour le Projet phare retenu.	Le porteur de projet est le responsable de la réalisation. Toutefois, les services communaux pertinents peuvent être sollicités en vue d’un soutien logistique et matériel, sous réserve de leur disponibilité.

Article 10 - RAPPORTS ET ÉVALUATION

Réalisation d’une évaluation annuelle pouvant aboutir à la présentation au Collège des Bourgmestre et Echevins d’un du règlement modifié. Une rencontre d’évaluation sera organisée entre mai et juin 2020 et réunira les différentes parties prenantes à l’appel. L’objectif étant que des recommandations permettent d’assurer un processus évolutif du Budget participatif.

Annexe 1 - FORMULAIRE DE DÉPÔT « Projets coups de pouce » / « micro-projets »

Coordonnées et présentation du porteur de projet, de l'association ou de l'entreprise

Nom du porteur de projet / Nom de l'association / Nom de la société

Forme juridique et numéro d'entreprise si relevant

Personne de contact :

Nom et prénom
Mail
Téléphone
Adresse du porteur de projet ou du siège social de l'association / entreprise (Rue et numéro)
Code postal et ville

Coordonnées bancaires

IBAN
BIC

Ces coordonnées seront utilisées par la Commune afin de verser le subside en cas de sélection de votre projet.

Le projet

Titre du projet

Descriptif bref (1/2 page) : une dizaine de ligne de résumé

Descriptif long (3 à 5 pages) : détail du projet et de sa mise en œuvre

Expliquez en quoi votre projet comprend une dynamique participative, tant dans sa conception que dans sa réalisation.

Expliquez en quoi votre projet est bénéfique pour le quartier et ses habitants.

Décrivez les différentes étapes de votre projet (planning prévisionnel), ainsi que les contacts que vous envisagez de prendre ou que vous avez déjà établis, et toute autre information qui vous semble pertinente.

Les moyens financiers

Énoncez précisément les moyens nécessaires à la mise en place du projet : quels postes de dépenses sont envisagés (matériel, communication, inauguration, ...) et, sur base de devis, indiquer le montant de chaque dépense ; le montant du subside demandé.

Un cofinancement est-il envisagé ? Si oui, indiquez-le dans la dernière colonne du tableau ci-dessous. En cas de co-financement, une déclaration de principe de l'organisme co-subsidiant reprenant le montant accordé sera demandée.

Poste	Type de dépenses	Montant	Source de financement
Poste	Type de dépenses	Montant	Budget participatif WB 2020	Autre

Annexe 2 - FORMULAIRE DE DÉPÔT « Projets phare »