Règlement d'ordre intérieur du Conseil Communal

Préambule
Sauf dispositions contraires, par membre, on entend le conseiller communal et/ou la personne de confiance prévue à l’article 12 bis de la NLC.

Art. 01 : Le conseil communal se réunit chaque fois que l’exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins 10 fois par an, en principe le 3^ème mardi du mois.

La séance publique est convoquée à 20 heures, la séance à huis clos ayant toujours lieu après la séance publique, sauf en matière disciplinaire.
En cas de nécessité, le collège peut déroger à l’heure précitée.

Art. 02 : Sans préjudice de l’article 3, le président ou le président-suppléant convoque le conseil.

Sur la demande d’un tiers des membres du conseil en fonction, le président ou le président-suppléant est tenu de le convoquer aux jour et heure indiqués par ces membres.

Art. 03 : En séance, le conseil peut, à la majorité des membres présents, décider du jour et de l’heure d’une nouvelle réunion afin de terminer l’examen, inachevé, des points inscrits à l’ordre du jour.

Art. 04 : Sauf urgence, la convocation, qui contient l’ordre du jour, se fait par courriel au moins sept jours francs avant celui de la réunion.
Par "sept jours francs", on entend sept jours de vingt-quatre heures, le jour de la réception de la convocation et celui de la réunion du conseil communal n’étant pas compris dans le délai. 

Le collège met à la disposition de chaque membre une adresse de courrier électronique personnelle, dont la sécurité et la maintenance sont assurées par le fournisseur de l’administration communale.

Les membres qui en font la demande écrite peuvent également recevoir la convocation et l’ordre du jour par écrit dans le même délai. Dans ce cas, l’envoi se fait à domicile par envoi postal ou par coursier, sans accusé de réception.
Ce délai est ramené à deux jours francs quand l’article 90 al. 3 de la nouvelle loi communale est applicable.

Art. 05 : Sans préjudice des articles 6 et 7, le président ou le président-suppléant arrête l’ordre du jour, sur proposition du collège des Bourgmestre et Echevins. 

Art. 06 : Lorsque le conseil est convoqué sur demande d’un tiers des membres, l’ordre du jour comprend par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.

Art. 07 : Tout membre du conseil peut demander l’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour. Cette proposition doit :

Lorsque l’interpellation peut conduire à une motion, le texte de la motion doit être transmis au secrétariat communal dans le même délai.
L’interpellation simple n’entraîne pas de vote au conseil communal.
Le président transmet sans délai les points complémentaires de l’ordre du jour à ses membres.
Il est interdit à un membre du collège échevinal de faire usage de cette faculté.
Les interpellations et les réponses qui y sont apportées sont reprises au procès-verbal et mises en ligne sur le site Internet de la commune.

Art. 08 : Toute personne domiciliée dans la commune  et âgée de 16 ans accomplis au moins peut exercer le droit d’interpellation citoyenne à l’attention du collège des Bourgmestre et Echevins.

Art. 09 : L’interpellation citoyenne doit être signée par minimum vingt personnes.
Elle doit être rédigée en français ou en néerlandais. Elle doit être transmise au président et au secrétariat communal au moins cinq jours francs avant la réunion du conseil communal. Cela peut se faire par courrier ou courriel à l’adresse électronique du service du secrétariat (secretariat1170@wb1170.brussels)

Par "cinq  jours francs", on entend cinq jours de vingt-quatre heures, le jour de la réception de la proposition et celui de la réunion du conseil communal n’étant pas compris dans le délai. 

L’interpellation citoyenne mentionnera clairement le libellé complet de la question adressée au collège ou les faits sur lesquels des explications sont sollicitées ainsi que les nom, prénoms, date de naissance et domicile des demandeurs ; elle doit être signée par chaque demandeur. La réception de l’interpellation citoyenne sera mentionnée dans un registre spécialement tenu à cet effet au secrétariat communal.

Les interpellations citoyennes sont classées et numérotées par ordre chronologique de réception.

Art. 10 : L’interpellation citoyenne doit  être relative à un sujet d’intérêt communal et ne peut revêtir un intérêt exclusivement particulier.
Est irrecevable, l’interpellation citoyenne relative à une matière :
-          qui relève des séances à huis clos
-          qui figure déjà à l’ordre du jour du conseil
-          qui a déjà fait l’objet d’une interpellation citoyenne au cours des trois derniers mois
-          qui ne respecte pas les Droits de l’Homme ou revêt un caractère raciste ou xénophobe.

Art. 11 : Le président met à l’ordre du jour de la prochaine séance du conseil communal les interpellations citoyennes valablement introduites et recevables, dans l’ordre chronologique de réception, étant entendu que trois interpellations citoyennes au maximum peuvent être inscrites à l’ordre du jour d’une même séance.
Les interpellations citoyennes sont communiquées aux membres du conseil communal avant chaque séance.

Art. 12 : L’exposé de l’interpellation citoyenne a lieu en début de séance. Le président invite le demandeur à lire l’interpellation adressée au collège. Il dispose de cinq minutes à cet effet. Le bourgmestre ou le membre du collège échevinal ayant ce point dans ses attributions – ou son remplaçant – répond à l’interpellation séance tenante dans un laps de temps de cinq minutes. Le demandeur peut réagir à la réponse fournie pendant deux minutes au maximum. Un temps de parole de trois minutes est prévu pour les chefs de groupe ou leur représentant s’ils souhaitent intervenir. Le membre du collège peut conclure l’échange.

Art. 13 : Les dispositions de la loi communale et du règlement d’ordre intérieur du conseil communal relatives à la tenue et à la police des réunions sont applicables.

Art. 14 : Chaque point présenté par le collège devant aboutir à une délibération et à un vote sera accompagné du projet de délibération, et si nécessaire d’une note de synthèse explicative.
Pour certains projets de délibération complexes ou susceptibles de produire des effets juridiques importants, le collège peut proposer au président du conseil de convoquer la commission du conseil conformément à l’article 57 du présent règlement.
Le procès-verbal de la séance précédente, les projets de délibération ainsi que toutes les pièces se rapportant à ces points sont mis à disposition des membres via la plateforme informatique BOS dès l’envoi de l’ordre du jour, sauf impossibilité technique manifeste.

Les membres qui en font la demande écrite peuvent également recevoir les projets de délibération par écrit. Dans ce cas, l’envoi se fait à domicile par envoi postal ou par coursier, sans accusé de réception.

Art. 15 : Les membres peuvent consulter les dossiers au secrétariat communal durant les heures de bureau. Ils ne peuvent emporter aucune pièce des dossiers.
Sur demande, les membres pourront également consulter les dossiers du conseil le samedi matin, de 10h à 12h, lors des permanences du service population. La demande devra se faire avant chaque conseil auprès du Secrétaire communal. En cas d’annulation de la permanence du service population, la consultation ne pourra être organisée. 

Art. 16 : Le secrétariat communal enverra par courriel au conseiller communal auquel s’applique l’article 12 bis de la NLC les dossiers dont il veut prendre connaissance.

Art. 17 : Durant les heures de bureau, les fonctionnaires communaux désignés par le secrétaire fournissent aux membres qui le demandent des informations techniques au sujet des documents figurant aux dossiers.
Les membres conviennent des jours et heures avec le secrétaire.

Art. 18 : Au plus tard sept jours francs avant la réunion de la commission qui précède la séance du conseil au cours de laquelle il sera délibéré du budget, d’une modification budgétaire ou des comptes, un exemplaire du projet de budget, de la modification budgétaire ou des comptes, accompagné des annexes requises pour son arrêt définitif, est mis à la disposition des conseillers communaux sous format papier et numérique. Le conseiller communal qui ne souhaite pas recevoir la version papier  en informe le secrétariat communal (secretariat1170@wb1170.brussels).
Le projet de budget ou les comptes sont accompagnés d’un rapport de synthèse.
Il définit aussi la politique générale et financière de la commune.
Le rapport qui a trait aux comptes synthétise la gestion des finances communales durant l’exercice auquel se rapportent ces comptes. Le rapport est mis à la disposition des conseillers communaux sous format papier et numérique. Le conseiller communal qui ne souhaite pas recevoir la version papier  en informe le secrétariat communal (secretariat1170@wb1170.brussels). Avant la délibération, le collège commente le contenu du rapport.

Art. 19 : Deux fois par législature, lors du dépôt du premier et du quatrième budget, le collège  soumet au conseil communal un plan triennal. 
Ce plan triennal se compose des documents suivants :
1° une note d’orientation qui comporte les axes politiques fondamentaux choisis pour les trois prochaines années ;
2° un plan de gestion qui traduit budgétairement la note d’orientation, sous forme d’estimations et de perspectives.  Après approbation par le conseil communal, ce plan triennal est publié conformément aux dispositions de l’article 112 de la Nouvelle loi communale.

Art. 20 : Sans préjudice des articles 21 et 22, les séances sont publiques.
 
Art. 21 : Sauf lorsqu’il doit délibérer du budget, d’une modification budgétaire ou des comptes, le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents peut, dans l’intérêt de l’ordre public, décider que la séance ne sera pas publique.

Art. 22 : La réunion n’est pas publique lorsque sont mises en cause :

Dans ce cas, le président le prononce le huis clos. 

Art. 23 : Lorsque la réunion n’est pas publique, seuls peuvent être présents :

Art. 24 : Les lieu, jour, heure et ordre du jour des réunions sont affichés à la maison communale dans les mêmes délais que ceux relatifs à la convocation du conseil.
Ces informations sont également reprises sur le site Internet de la commune.

Les projets de délibération ainsi que les pièces et annexes utiles à la compréhension des dossiers sont également publiés sur le site de la commune.  
Les habitants et les journalistes qui le demandent sont informés par courrier ou courriel des dates et ordre du jour du conseil.

Art. 25 : Le conseil communal peut élire, en son sein et pour la durée de la législature, un président et un président-suppléant.  
Le président du conseil préside la séance.
S’il n’est pas présent à l’heure fixée par la convocation, il y a lieu de le considérer comme absent ou empêché ; dans ce cas, la fonction est assurée par le président suppléant, ou à défaut par le conseiller le premier dans l’ordre du tableau de préséance.

Art. 26 : Le président ouvre, suspend et clôt la séance.

Art. 27 : Le président ouvre la séance à l’heure fixée.
Si après une demi-heure d’attente, la majorité des membres du conseil n’est pas présente, la séance est ajournée.

Art. 28 : Supprimé.

Art. 29 : Le conseil ne peut prendre de résolution si la majorité des membres en fonction n’est pas présente.
La personne de confiance prévue à l’article 12bis de la NLC n’entre pas en ligne de compte pour le calcul du quorum.
Cependant, si l'assemblée a été convoquée deux fois sans s'être trouvée en nombre compétent, elle pourra, après une nouvelle et dernière convocation, délibérer quel que soit le nombre des membres présents, sur les objets mis pour la troisième fois à l'ordre du jour.
Les deuxième et troisième convocations se feront conformément aux règles prescrites par l'article 87 de la nouvelle loi communale, et il sera mentionné si c'est pour la deuxième ou pour la troisième fois que la convocation a lieu; en outre, la troisième convocation rappellera textuellement les deux premiers alinéas de l'article 90 de la nouvelle loi communale. 

Art. 30 : Le président clôt immédiatement la séance si le quorum n’est plus atteint.

Art. 31 : Les résolutions (autres que nominations et présentations de candidats) sont prises à la majorité absolue des suffrages, les abstentions n’intervenant pas en cas de vote public, les bulletins nuls et blancs en cas de scrutin secret.
En cas de partage, la proposition est rejetée. 

Art. 32 : En cas de nomination ou de présentation de candidats, si la majorité absolue n’est pas obtenue au premier tour de scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.
 
SECTION 13 : Publicité ou non du vote

Art. 33 : Sans préjudice de l'article 34,  le vote est public.
La parole n’est pas accordée durant un scrutin public ou secret.
 
Art. 34 : Les présentations de candidats, les nominations aux emplois, les mises en disponibilité, les suspensions préventives dans l’intérêt du service et les sanctions disciplinaires font l’objet d’un scrutin secret à la majorité des voix.

Art. 35 : Lorsque le vote est public, les membres votent à haute voix. Le vote peut également se faire par groupes politiques représentés au conseil communal. Forment un groupe les membres élus sur une même liste.

Art. 36 : Si un membre demande le vote nominatif, le président est tenu de faire procéder au vote nominatif. En cas de vote nominatif, le président vote en dernier lieu.
A l'occasion du premier vote nominatif, le président tire au sort le nom du membre qui votera le premier. S’il est absent, c’est le premier membre présent après ce nom au tableau de préséance qui vote en premier. Cet orde est maintenu pour la durée de la séance.
 
Art. 37 : Après chaque scrutin, le président proclame le résultat.
Le procès-verbal de la séance indique le vote de chaque membre du conseil.

SECTION 15 : Le vote secret

Art. 38 : En cas de scrutin secret, le secret du vote est assuré par l’utilisation de bulletins de vote séparés de telle façon que les membres n’aient plus qu’à remplir un cercle sous OUI ou NON.
L’abstention se manifeste par un bulletin blanc.
 
Art. 39 : Pour le vote et le dépouillement, les deux membres les plus jeunes et le président composent le bureau.
Avant le dépouillement, les bulletins sont comptés ; si leur nombre ne coïncide pas avec celui des membres ayant pris part au vote, les bulletins sont annulés et les membres sont invités à voter une nouvelle fois.
Tout membre peut vérifier la régularité du dépouillement.

Art. 40 : Après chaque scrutin secret, le président proclame le résultat.

Art. 41 : La police des réunions appartient au président.

Art. 42 : Pour chaque point de l’ordre du jour :

Les points de l’ordre du jour sont discutés dans l’ordre indiqué, à moins que le conseil n’en décide autrement.
Les membres ne peuvent pas demander la parole plus de deux fois sur le même objet, sauf autorisation du président.

Toute intervention écrite, lue en séance, sera adressée au secrétaire communal au plus tard le lendemain.
Le collège peut faire en début de séance toute communication ou information qu’il juge utile.
Ces communications ne font l’objet d’aucun débat.

Le Conseil Communal peut, sans se substituer à leurs organes délibérants, mettre à son ordre du jour un point concernant une ou plusieurs des tâches d’intérêt communal qui ont été confiées à une intercommunale ou une asbl communale ou créée par la commune 

Art. 43 : La parole est toujours accordée pour une rectification de faits avancés, pour répondre à un fait personnel ou pour le renvoi au règlement d'ordre intérieur. Néanmoins, sauf pour un renvoi au règlement, elle ne peut être accordée qu'après que l'orateur qui avait la parole a terminé.

Art. 44 : Sont considérés comme troublant l’ordre les membres :

Un membre rappelé à l’ordre peut se justifier. Le président décide ensuite si le rappel à l’ordre est maintenu ou retiré. Il peut le cas échéant exclure le membre qui trouble la sérénité de la réunion.

Art. 45 : Le président peut faire supprimer du procès-verbal  les paroles contraires à l'ordre ou celles qui auraient été prononcées par un membre qui n'avait pas la parole ou qui prétend la conserver après que le président la lui ait retirée.

Art. 46 : Le président peut, après avoir donné un avertissement, faire expulser de la salle tout individu qui parle, qui donne des signes publics soit d’approbation, soit d’improbation ou qui trouble l’ordre de quelque façon que ce soit.
Le président peut en outre faire dresser procès-verbal à charge de cette personne.
Est considéré aussi comme troublant l’ordre, toute personne tenant des propos ou ayant une attitude tombant sous l’application de la loi du 30 juillet 1981 contre le racisme et la xénophobie.

Art. 47 : Sans préjudice des articles 8 à 13 du règlement, les échanges entre le public et les membres ne sont pas autorisés pendant les séances.

Les communications téléphoniques sont interdites.
Le secrétariat peut enregistrer les séances pour en assurer la correcte retranscription et/ou diffusion. L’enregistrement de la séance sera détruit dès l’approbation du registre par le conseil communal.

Art. 48 : Un point non inscrit à l’ordre du jour ne peut être traité sauf cas d’urgence. L’urgence est déclarée par les deux tiers au moins des membres présents ; leurs noms apparaissent au procès-verbal.

Art. 49 : Les membres ont le droit de poser au collège des questions orales. Ces questions portent sur tout objet que la commune est appelée à connaître. Cette faculté n'est pas permise pour les membres du collège échevinal.

Les questions orales doivent être envoyées par courrier ou courriel à l’adresse électronique du secrétariat (secretariat1170@wb1170.brussels) au plus tard deux jours ouvrables avant la séance du conseil.
Elles doivent être précises, succinctes et se limiter aux termes indispensables à leur compréhension.  Si la question orale ne peut être formulée de manière succincte, le président proposera au membre de soumettre celle-ci à la prochaine séance sous la forme d’une interpellation.

Chaque membre a droit à une question orale par séance.

Art. 50 : Lors de chaque réunion, l’ordre du jour de la séance publique terminé, le président accorde la parole aux membres qui ont déposé une question orale dans l’ordre de leur réception chronologique.
Le temps de parole global pour l’exposé de la question et de la réponse ne peut excéder cinq minutes. 

Il est répondu

Art. 51 : Après la séance des questions orales, les membres pourront poser au collège échevinal des questions d’actualité. Par question d’actualité, on entend des questions liées à des évènements qui se sont déroulés après le délai légal pour l’introduction des questions orales.
Les autres dispositions relatives aux questions orales sont d’application.

Art. 52 : Les questions orales, les questions d’actualité et les réponses qui y sont apportées sont reprises au procès-verbal et mises en ligne sur le site Internet de la commune.

Art. 53 : Le procès-verbal reprend tous les objets mis en discussion, dans l’ordre chronologique, ainsi que les décisions ou la suite y réservée. Chaque membre s’étant abstenu lors d’un vote public peut demander que la justification de son abstention soit reprise au procès-verbal.

Art. 54 : Il n’est pas donné lecture du procès-verbal de la séance précédente, mais celui-ci est mis à la disposition des membres conformément à l’article 14.

Art. 55 : Tout membre a le droit, pendant la séance, de faire des observations sur le procès-verbal de la séance précédente.
Si ces observations sont adoptées, le secrétaire présentera un nouveau texte à la séance suivante.
Si la séance s’écoule sans observation, le procès-verbal est considéré comme approuvé.
Une fois approuvé et signé par le président et le secrétaire communal, le procès-verbal de chaque séance est mis en ligne sur le site Internet de la commune. 
Les points du procès-verbal qui ont été abordés à huis clos ne sont pas mis en ligne.

Art. 56 : Il est créé une commission ayant pour mission de préparer les discussions lors des séances du conseil communal. Elle peut, en ce compris de sa propre initiative, rendre des avis et formuler des recommandations à l'attention du conseil communal dans toutes les matières pour lesquelles la commune est compétente.

Tous les membres du conseil communal sont membres de la commission.
 
Art. 57 : La commission est convoquée par le président du conseil, à l’initiative du collège ou à la demande d’un tiers des membres du conseil.

Le délai de convocation est de sept jours francs.

La commission se réunit au moins 3 jours francs avant la date du Conseil Communal auquel se rapportent les points à son ordre du jour. 

Art. 58: La commission est présidée par le président du conseil. Celui-ci peut déléguer la présidence à un conseiller communal; les échevins concernés devront être présents, ou à défaut un autre membre du collège.
Le secrétariat des commissions est assuré par le secrétaire ou les personnes qu’il désigne à cet effet.

Art. 59 : La commission peut formuler un avis quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 60 : Les réunions de la commission ont lieu à huis clos. Des experts et des personnes intéressées peuvent être entendus. Tous les conseillers peuvent assister aux séances.

Art. 61 : Une commission réunissant au minimum un représentant de chaque groupe politique démocratique représenté au conseil communal est créée afin de soumettre annuellement au conseil un rapport relatif à l'ouverture du bulletin communal à l'opposition.

Art. 62 : Les candidatures pour les nominations prévues à l’article 120 § 2 de la nouvelle loi communale sont à introduire selon les modalités suivantes :  Les candidatures, signées par la majorité des membres du conseil formant le groupe, sont envoyées par mail au secrétariat communal (secretariat1170@wb1170.brussels) ou déposées entre les mains du secrétaire communal avant la réunion du conseil communal à laquelle figurent ces désignations.

Art. 63 : §1^er - Chaque représentant du conseil communal auprès du conseil d’administration des intercommunales, des ASBL pluri ou supra-communales, des associations de fait d’intérêt supra-communal ou d’intérêt régional ou institutions assimilées, présentera annuellement en séance publique du conseil le rapport annuel de ces instances, ainsi que le rapport sur sa propre activité au sein de ces instances. 

§2 - Le conseil communal invitera une fois par an les présidents des ASBL communales et les mandataires auprès de la SCRL En Bord de Soignes à venir présenter le rapport d’activité annuelle en séance publique.

§3 - Pour chaque entité, les représentants présentent le rapport d’activités de l’année précédente et font un rapport écrit de deux pages maximum à propos de leur activité, y compris les présences.

SECTION 22 : Questions écrites

Art. 64 : Les membres ont le droit de poser au collège des questions écrites. Ces questions portent sur tout objet que la commune est appelée à connaître. 

Art. 65 : Les questions écrites doivent être envoyées par courrier ou courriel à l’adresse électronique du secrétariat (secretariat1170@wb1170.brussels).  Il est répondu aux questions écrites par le membre du collège concerné dans le mois de leur réception. Entre le 1^er juillet et le 31 août, ce délai est porté à cinquante jours.

Art. 66 : Les questions écrites et les réponses qui y sont apportées sont mises en ligne sur le site Internet de la commune.

Art. 67 : Aucun acte, aucune pièce concernant l’administration de la commune ne peuvent être soustraites à l’examen des membres.

Art. 68 : Sur demande adressée au secrétariat communal, les membres peuvent obtenir sous format papier ou numérique une copie des actes et pièces en question. Les copies sont envoyées, par le ou les services intéressés, dans les meilleurs délais et au plus tard dans les quinze jours calendrier  suivant la réception de la demande.

Art. 69 : Les membres du conseil ont le droit de visiter les établissements et services communaux, accompagnés d’un membre du collège, aux jour et heure que le conseiller et le membre du collège conviennent entre eux. Ils en avertissent le secrétaire.
Les membres ont aussi le droit de visiter les établissements et services communaux, accompagnés du secrétaire communal ou de la personne qu’il aura déléguée, aux jour et heure qu’ils conviennent entre eux.
Ils peuvent interroger les membres du personnel par l’intermédiaire du secrétaire ou de la personne qu’il aura déléguée.

Art. 70 : Les droits d’interpeller les membres du Collège, de demander l’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour du Conseil, de poser en séance des questions orales ou d’actualité, sont décrits aux sections 4 et 18.

Art. 71 : Pour chaque réunion du conseil ou de la commission, les membres perçoivent un jeton de présence. Il ne sera alloué de jeton de présence qu’aux membres qui auront assisté aux trois quarts des points repris à l’ordre du jour.

Art. 72 : Toutes les dispositions antérieures sont abrogées.
Il sera fait référence à la loi communale pour tout ce qui n’est pas expressément prévu par le présent règlement.